Was sind interne Sicherungsmaßnahmen?

Interne Sicherungsmaßnahmen nach § 6 GwG sind insbesondere:

• Die Ausarbeitung von internen Grundsätzen, Verfahren und Kontrollen in Bezug auf
  • Umgang mit Risiken
  • Kundensorgfaltspflichten nach den §§ 10-17 GwG
  • Meldepflichten
  • Aufzeichnung und Aufbewahrung
  • Sonstige Vorschriften
• Die Bestellung eines Geldwäschebeauftragten und seines Vertreters (§ 7 GwG)
• Schaffung von gruppenweiten Verfahren (§ 9 GwG)
• Verhinderung des Missbrauchs von neuen Produkten und Technologien
• Überprüfung der Zuverlässigkeit der Mitarbeiter
• Unterrichtung der Beschäftigten
• Überprüfung der zuvor genannten Grundsätze und Verfahren

Was ist erforderlich, um die internen Sicherungsmaßnahmen zu übertragen?

Die Übertragung interner Sicherungsmaßnahmen bedarf gem. § 6 Abs. 7 GwG nicht mehr der Zustimmung der BaFin. Als Verpflichteter müssen Sie der BaFin die Übertragung jedoch vorab anzeigen. Dabei ist darzulegen, dass die Voraussetzungen für eine Untersagung der Übertragung nicht vorliegen.

Wann kann die BaFin die Übertragung untersagen?

Die BaFin darf die Übertragung untersagen, wenn der Dritte nicht die Gewähr dafür bietet, dass die Sicherungsmaßnahmen ordnungsgemäß durchgeführt werden, die Steuerungsmöglichkeiten der Verpflichteten beeinträchtigt werden oder ihre Kontrollmöglichkeiten beeinträchtigt werden.

Wahrnehmung der allgemeinen Sorgfaltspflichten durch Dritte und vertragliche Auslagerung nach § 17 GwG

Welche Sorgfaltspflichten können Sie auslagern?

Allgemeine Sorgfaltspflichten nach § 10 Abs. 1 Nr. 1-4 GwG können durch Dritte sowie durch andere geeignete Personen und Unternehmen wahrgenommen werden.  

Bei den auslagerbaren allgemeinen Sorgfaltspflichten handelt es sich um:

• Identifizierung des Vertragspartners einschließlich Erfassung der Vertretungsberechtigten bei juristischen Personen/Personenmehrheiten,
• Identifizierung der ggf. für den Vertragspartner auftretenden Person und Prüfung ihrer Berechtigung hierzu,
• Abklärung des wirtschaftlich Berechtigten (sowie der Eigentums- und Kontrollstruktur, falls Vertragspartner keine natürliche Person ist),
• Abklärung Geschäftszweck (soweit nicht offensichtlich),
• Abklärung PeP-Status von Vertragspartner und wirtschaftlich Berechtigtem.

Nicht auslagerbar ist die kontinuierliche Überwachung der Geschäftsbeziehung einschließlich der Transaktionen, die in ihrem Verlauf durchgeführt werden (§ 10 Abs. 1 Nr. 5 GwG). Um Geschäftsbeziehungen und einzelne Transaktionen im Zahlungsverkehr zu erkennen ist nach § 25h Abs. 2 KWG ein Datenverarbeitungssystem zu betreiben. Dieses EDV-Monitoring ist auslagerungsfähig.

An wen können Sie auslagern?

An einen Dritten können Sie auslagern, sofern es sich um einen im § 17 Abs. 1 GwG genannten Dritten oder um einen gruppenangehörigen Dritten gemäß § 17 Abs. 4 GwG handelt. Welche Dritten gruppenangehörig sind, legen Sie selbst fest.

Nach § 17 Abs. 1 GwG dürfen Dritte alle im Inland nach dem deutschen Geldwäschegesetz Verpflichtete (§ 2 Abs. 1 GwG), alle in einem EU-Mitgliedstaat nach der 4. Geldwäscherichtlinie Verpflichtete (Art. 2 Abs. 1 der Richtlinie EU 2015/849) sowie alle in einem EU-Mitgliedstaat ansässige Mitgliedsorganisationen oder Verbände nach der 4. Geldwäscherichtlinie Verpflichtete sein.

Wichtig ist, dass der Dritte nicht in einem Drittstaat mit hohem Risiko niedergelassen ist, es sei denn einer der gesetzlich geregelten Ausnahmefälle ist erfüllt (§ 17 Abs. 2 GwG).

Auf eine geeignete Person oder an ein geeignetes Unternehmen können Sie Sorgfaltspflichten übertragen, sofern hierfür eine vertragliche Vereinbarung vorliegt und der Vertragspartner seinen Sitz nicht in einem Drittstaat mit hohem Risiko hat. Vor der Übertragung sowie während der Vertragsbeziehung muss überprüft werden, ob die Person oder das Unternehmen geeignet ist. Dies ist insbesondere abhängig von der zu prüfenden Zuverlässigkeit sowie der Stichprobenprüfung zur Angemessenheit und Ordnungsmäßigkeit getroffener Maßnahmen.

Zweifel an der Zuverlässigkeit können sich ergeben, wenn Informationen oder Unterlagen unzureichend übermittelt werden, womit die Sorgfaltspflichten nicht ordnungsgemäß erfüllt werden.

Sollte die geeignete Person oder das geeignete Unternehmen seinen Sitz im Ausland haben, ist die Eignung besonders zu prüfen und zu dokumentieren, insbesondere im Hinblick auf die Fähigkeit zur Anwendung der deutschen gesetzlichen Vorschriften.

Worin unterscheiden sich die beiden Gruppen?

Bei der Ausführung durch Dritte ist keine gesonderte Zuverlässigkeitsüberprüfung des Dritten erforderlich.

Verantwortung und Anwendungsbereich

Als Verpflichteter bleiben Sie in jedem Fall für die Erfüllung der Sorgfaltspflichten verantwortlich. Sofern der Dritte die Sorgfaltspflichten verletzt, wird die Pflichtverletzung Ihnen zugerechnet.

Sollte der Dritte im Ausland ansässig sein, während Ihre Kunden aber im Inland ansässig sind, ist es nicht zulässig, auf das ausländische Recht zurückzugreifen, da damit eine Umgehung der Vorschriften des GwG vorliegen könnte.

Was bleibt Ihre Aufgabe als Verpflichteter?

Unabhängig davon, auf wen die Sorgfaltspflichten übertragen werden, müssen Sie sicherstellen, dass Sie unverzüglich und unmittelbar alle erlangten Angaben und Informationen erhalten. Das schließt auch die Angaben zur Feststellung, ob es sich bei dem Vertragspartner oder wirtschaftlich Berechtigten um eine politisch exponierte Person oder um ein Familienmitglied/nahestehende Person der PeP handelt ein. Kopien und Unterlagen von beispielsweise Identifikationsdokumenten, Registerauszüge, Videoaufzeichnungen, Zweck und Art der Geschäftsbeziehung, Abklärung der PeP-Status müssen auf Anfrage übermittelt werden und entsprechend der Aufbewahrungsfrist aufbewahrt werden. Sie sollten die Unterlagen direkt von dem Dritten oder der geeigneten Person bzw. dem geeigneten Unternehmen erhalten. Eine Übermittlung über den Kunden ist nicht zulässig.

Anhand der erhaltenen Informationen überprüfen Sie als Verpflichteter die ordnungsgemäße Sorgfaltspflichterfüllung.

Was ist bei einer Sub-Auslagerung zu beachten?

Die Sorgfaltspflichten müssen durch den Dritten unmittelbar vorgenommen werden. Eine Sub-Auslagerung an einen Dritten ist nicht möglich.

An eine vertraglich beauftragte andere Person oder Unternehmen kann eine Sub-Auslagerung erfolgen, sofern alle Voraussetzungen des § Abs. 5-7 GwG zwischen Ihnen als Verpflichteten und dem Weiterbeauftragten –analog der Erstübertragung- erfüllt sind. Der Weiterbeauftragte muss sich vertraglich unmittelbar gegenüber Ihnen als Verpflichteter für die Erfüllung der Sorgfaltspflichten und zur Einräumung von Prüf- und Kontrollrechten für Sie und Ihre Aufsichtsbehörde verpflichten.

Ausnahmefall von der Auslagerung

Die Beschaffung von Registerdaten zur Identifizierung des Vertragspartners oder der Abklärung/Identifizierung ihrer wirtschaftlich Berechtigten ist ein Sonderfall. Die Dienstleistungen von Auskunfteien oder vergleichbaren Dritten stellen keine Auslagerung dar, sofern die Identifizierung durch Sie als Verpflichteter selbst erfolgt. Das bedeutet in der Praxis, dass Sie die eingeholten Daten überprüfen.

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Zu der Checkliste für vertragliche Regelungen bei Auslagerungen nach dem GwG gelangen Regupedia-Kunden hier.

Zu der Checkliste für die Auslagerung interner Sicherungsmaßnahmen und allgemeinen Sorgfaltspflichten nach dem GwG gelangen Regupedia-Kunden hier.

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