API und Workflow: Wie Regupedia regulatorische Informationen direkt in die Bearbeitung bringt

Damit wird eine regulatorische Information direkt in einen konkreten Arbeitsprozess überführt. Statt Inhalte manuell weiterzuleiten, in Excel-Listen zu übertragen oder per E-Mail an Fachbereiche zu verteilen (was die Aufsicht bereits bei einigen Finanzdienstleistern als unzureichendes Verfahren bemängelt hat), kann ein neues Thema automatisch als Aufgabe im Workflow-System angelegt werden. Dort werden die wichtigsten Informationen direkt mitgegeben, zum Beispiel:

• Status des Vorgangs
• zuständige Person oder Organisationseinheit
• relevante Frist
• notwendige Informationen aus Regupedia

Besonders hilfreich ist dabei die Möglichkeit, Inhalte vorab zu filtern. Nicht jede Veröffentlichung ist für jedes Institut gleich wichtig. Je nach Geschäftsmodell, Produkten, Ländern, Themen oder Zuständigkeiten können unterschiedliche Kriterien relevant sein. Über die API können genau die Regupedia-Inhalte übergeben werden, die zum jeweiligen Unternehmen passen. So entsteht kein ungefilterter Informationsstrom, sondern eine gezielte Übergabe relevanter Themen in den Arbeitsprozess.

Für Compliance-Teams bedeutet das vor allem Entlastung. Sie müssen relevante Inhalte nicht immer wieder manuell einsammeln, sortieren und verteilen. Stattdessen landen neue Themen dort, wo sie bearbeitet werden sollen. Fachbereiche erhalten keine allgemeinen Hinweise, sondern konkrete Aufgaben mit Kontext, welche in dem jeweiligen Ticktet des Workflow-Systems hinterlegt sind. Das reduziert Rückfragen und erleichtert die Bewertung.

Auch die Zusammenarbeit wird übersichtlicher. Im Workflow-System ist jederzeit erkennbar, welche Themen neu eingegangen sind, welche sich in Bearbeitung befinden und welche bereits abgeschlossen wurden. Dadurch wird die Bearbeitung für alle Beteiligten nachvollziehbarer:

• Verantwortlichkeiten sind klar zugeordnet.
• Fristen (und Aufwendungen zur Umsetzung) können überwacht werden.
• Kommentare, Bewertungen, Entscheidungen und Maßnahmen werden direkt am Vorgang dokumentiert.
• Informationen müssen nicht mühsam aus verschiedenen E-Mails, Dateien oder Listen zusammengesucht werden.

Ein weiterer Vorteil liegt im Reporting. Wenn regulatorische Themen als strukturierte Aufgaben verarbeitet werden, lassen sich daraus aussagekräftige Übersichten in Form von maßgeschneiderten Berichten erstellen. Compliance, Management, Revision und Aufsicht können sehen, wie viele Themen offen sind, wo Fristen näher rücken, welche Bereiche besonders betroffen sind und wie weit die Bearbeitung fortgeschritten ist. Das schafft Transparenz und verbessert die Steuerung regulatorischer Anforderungen.

Gerade im Prüfungsfall ist diese Nachvollziehbarkeit wichtig. Es kann belegt werden, wann eine Information eingegangen ist, wer sie bewertet hat, welche Entscheidung getroffen wurde und welche Maßnahmen daraus entstanden sind. Die Workflow-Lösung unterstützt damit nicht nur die tägliche Arbeit, sondern auch eine saubere Dokumentation.

Die Verbindung von Regupedia, API und Workflow-System macht regulatorische Informationen praktisch nutzbar. Regupedia liefert die strukturierten Inhalte, die API bringt sie automatisiert in das passende System und der Workflow sorgt dafür, dass daraus klare Aufgaben, Zuständigkeiten und Nachweise entstehen.

So wird Regulatory Change Management weniger manuell, besser steuerbar und transparenter. Entscheidend ist nicht nur, Informationen zu haben. Entscheidend ist, dass sie zur richtigen Zeit bei den richtigen Mitarbeitern ankommen und dort strukturiert weiterbearbeitet werden können.

Wenn auch Sie Ihr Regulatory Compliance Management neu denken wollen, sollten wir miteinander sprechen. Wir haben für jede Organisation die passende Lösung.